Decreto

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, tendo em vista o consta nos Processos Administrativos nºs E-04/120/89/2017, E-04/120/98/2017 e E-04/120/181/2017,

CONSIDERANDO:

- o Acordo de Cooperação Técnica assinado entre o Estado do Rio de Janeiro e a União, por intermédio do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, cuja finalidade é disponibilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a realização do processo administrativo em meio eletrônico no Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro; e

- o Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017;

D E C R E T A:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Fica estabelecido o Sistema Eletrônico de Informações (SEIRJ) como sistema oficial de autuação, produção, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos, no âmbito dos órgãos e das entidades do Estado do Rio de Janeiro.

§ 1º Poderão permanecer utilizando sistemas legados as entidades que, ao tempo da publicação do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017, possuíam sistemas informatizados de tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos em produção ou em desenvolvimento, aderentes aos requisitos mínimos do citado Decreto, mediante autorização da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, conforme estabelecido no §3º, do art. 2, do referido normativo.

I - as normas de implantação e funcionamento do sistema de tramitação eletrônica de documentos apresentadas neste Decreto não serão aplicadas aos sistemas legados tratados no § 1º, sendo estes normatizados em ato conjunto da entidade com a SEFAZ dentro de prazo estabelecido pelo órgão de Fazenda e Planejamento.

§ 2º Caberá à Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento atuar como órgão central para gestão e normatização complementar das atividades administrativas que impactam a tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Poder Executivo de Estado do Rio de Janeiro.

Art. 2º As regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções estabelecidas neste decreto, bem como as que venham a ser objeto de regulação específica publicada pela SEFAZ.

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I

Do número Único de Protocolo

Art. 3º A geração da Numeração Única de Protocolo (NUP) para os processos administrativos eletrônicos dar-se-á somente no SEI-RJ, exceto nos casos dos processos autuados em sistemas tratados no § 1º, do art. 1º.

Art. 4º Os processos abertos no SEI-RJ terão as letras “ SEI” como elemento identificador ao invés da letra “E”, utilizada pelos processos físicos, e das letras “PD”, adotadas pelo sistema legado, com o objetivo de diferenciar a plataforma de autuação e tramitação processual.

Parágrafo Único - A Numeração Única de Protocolo (NUP) dos processos abertos no SEI-RJ seguirá a forma estabelecida no Manual de Gestão de Protocolo apenas com a exceção prevista no caput do art. 3, tendo a seguinte forma: SEI-SS/PPP/XXXXXX/AAAA, onde:

I - SEI é o conjunto fixo de letras que será utilizado por todos os processos autuados no Sistema Eletrônico de Informação;

II - SS é o número de identificação da secretaria ou órgão a ela vinculados;

III - PPP é o número da unidade protocoladora, definida por Portaria do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro - APERJ;

IV - XXXXXX é a faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade protocoladora, reiniciada a cada ano;

V - AAAA é o ano de abertura do processo.

Seção II

Da Implantação

Art. 5º A implantação do SEI-RJ será escalonada, autorizada a SEFAZ, através de ato próprio, a definir os órgãos e entidades que terão seus processos migrados para o SEI-RJ.

Parágrafo Único - Fica facultado a SEFAZ decidir, por meio da publicação de ato próprio, pela migração simultânea de determinado tipo processual em todos os órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 6º A migração do meio físico para o eletrônico se dará com a publicação de ato conjunto da SEFAZ com o órgão responsável pelo processo finalístico, momento a partir do qual não será mais admitido abertura de processos em meio físico.

§ 1º Serão admitidas exceções ao previsto no caput em casos de indisponibilidade técnica momentânea do sistema, desde que:

I - Trate-se de questão urgente que não possa esperar o reestabelecimento do sistema; e

II - Seja autorizado pela SEFAZ.

§ 2º Os processos autuados ou documentos instruídos na forma do § 1º, deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-RJ quando for restabelecida a disponibilidade do sistema, juntamente com o registro da data e hora da impossibilidade técnica;

§ 3º O órgão central do SEI-RJ informará aos pontos focais setoriais e divulgará em sua página na internet as informações sobre a eventual indisponibilidade do sistema.

Art. 7º A publicação do ato conjunto de que trata o art. 6º, será precedida do cadastramento do fluxo processual na Base de Conhecimento do SEI-RJ.

§ 1º Compete ao órgão central cadastrar as informações na Base de Conhecimento do SEI-RJ.

§ 2º Só serão cadastrados na Base de Conhecimento do SEI-RJ os fluxos que obedeçam a metodologia de mapeamento de processos exarada pelo órgão central.

§ 3º Alterações na Base de Conhecimento do SEI-RJ devem ser solicitadas ao órgão central pelo ponto focal setorial.

Art. 8º Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ processos administrativos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

I - aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

II - exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao processo; e

III - haja autorização da SEFAZ.

Art. 9º Todos os órgãos e entidades deverão indicar servidor para atuar como ponto focal setorial junto a SEFAZ.

§ 1º A indicação do ponto focal setorial se dará logo após a publicação do ato previsto no art. 5º.

§ 2º Para todos os efeitos e no limite da competência estabelecida por ato próprio da SEFAZ, o ponto focal setorial exercerá a função de administrador do SEI-RJ no seu respectivo órgão ou entidade, sendo passível de delegação a servidores que possuam condições técnicas de exercer tal atribuição;

§ 3º O servidor designado como ponto focal setorial não fará jus a nenhum tipo de remuneração em decorrência dessa atividade.

Art. 10. Compete ao ponto focal setorial:

I - estimular e compartilhar conhecimento sobre o uso do SEI-RJ;

II - articular os setores internos para obtenção de informações e demais ações necessárias à implantação do SEI-RJ;

III - coordenar o processo de identificação dos tipos processuais, seus fluxos básicos e os documentos que compõem cada processo, repassando tais informações a SGPD;

IV - solicitar capacitação de usuários ao órgão central do SEI-RJ;

V - encaminhar solicitação de cadastro de tipos de documentos e tipos de processos ao órgão central do SEI-RJ;

VI - cadastrar os servidores do seu órgão ou entidade como usuários internos do SEI-RJ;

VII - atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com parâmetros do órgão central do SEI-RJ;

VIII - encaminhar a SEFAZ solicitação de autorização para digitalização de processo aberto em meio físico, nos termos do art. 8º;

IX - encaminhar à SEFAZ solicitação excepcional de abertura e tramitação de processo administrativo em meio físico, para os casos previstos no § 1º, do art. 6º.

Art. 11. O cadastro dos órgãos e entidades do Estado do Rio de Janeiro e a configuração de sua estrutura hierárquica no SEI-RJ serão realizados pela SEFAZ.

Seção III

Dos Usuários Internos

Art. 12. Poderão ser cadastrados como usuários internos do SEI-RJ os servidores ativos do Estado do Rio de Janeiro.

Parágrafo Único - Também poderão ser cadastrados como usuários internos do sistema funcionários de empresas que mantenham relação contratual de prestação de serviços com o Estado do Rio de Janeiro, respeitados os critérios para definição de perfil estabelecidos pelo órgão central do SEI-RJ e a legislação vigente.

Art. 13. É de responsabilidade do usuário interno:

I - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;

II - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuições profissionais;

III - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;

IV - encerrar a sessão de uso do SEI-RJ sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

V - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado;

VI - respeitar o fluxo processual estabelecido na base de conhecimento, justificando eventuais trâmites diversos do mapeado no despacho de encaminhamento.

Parágrafo Único - Presumir-se-ão de autoria do usuário os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.

Art. 14. O primeiro ato praticado no SEI-RJ pelo usuário interno presumirá sua anuência às regras e condições de uso do Sistema, estabelecidas no art. 13.

Parágrafo Único - O órgão central divulgará todas as regras e condições de uso do sistema no Manual do Usuário e no próprio sistema.

Art. 15. A atribuição do perfil de acesso ao usuário interno será sempre vinculada a(s) sua(s) unidade(s) de trabalho.

Parágrafo Único - O usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade no SEI-RJ, devendo o perfil de acesso ser compatível com suas atribuições em cada unidade.

Art. 16. No caso de transferência de lotação do servidor para nova unidade, a chefia imediata da unidade de destino deve solicitar ao ponto focal setorial a definição de novo perfil de acesso, bem como a revogação do perfil anterior.

Seção IV

Dos Usuários Externos

Art. 17. Poderão ser cadastrados como usuários externos do sistema pessoas físicas ou jurídicas que não sejam servidoras nem integrem o Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

§ 1º O cadastramento de usuário externo observará os critérios definidos pelo órgão central do SEI-RJ.

§ 2º O usuário externo poderá visualizar e assinar documentos de processos administrativos eletrônicos, desde que autorizado por usuário interno.

Art. 18. O credenciamento no SEI-RJ de usuário externo é ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsabilização do usuário em caso de uso indevido.

Art. 19. É de responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a atualização dos seus dados cadastrais.

Art. 20. O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I - por solicitação expressa do usuário;

II - em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

Seção V

Dos Processos Administrativos Eletrônicos

Art. 21. Os documentos produzidos no âmbito do SEI-RJ integram processos administrativos eletrônicos.

Art. 22. O processo administrativo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas.

Art. 23. Ficam também dispensados nos processos administrativos eletrônicos os procedimentos de desentranhamento e desmembramento de peças processuais, segundo definição apresentada pelo Manual de Gestão de Protocolo.

Parágrafo Único - Caso seja necessária a utilização de um documento que componha um processo administrativo eletrônico, seja para atender a pedido de particular, órgão da administração pública ou para ser utilizado na instrução de outro processo administrativo, o documento deverá ser exportado em formato PDF e encaminhado ao solicitante.

Art. 24. O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da funcionalidade “ sobrestamento”, na forma da legislação vigente.

Art. 25. A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEIRJ deverá ser realizada através da funcionalidade “anexar processos”.

Art. 26. A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da funcionalidade “relacionar processos eletrônicos”.

§ 1º Os processos administrativos eletrônicos relacionados na forma do caput manterão suas tramitações autônomas.

§ 2º O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no âmbito do processo relacionado com a
finalidade de assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.

Art. 27. A unidade que tiver gerado o processo administrativo eletrônico deverá utilizar a funcionalidade “ concluir processo” nos casos de extinção ou desistência.

Seção VI

Dos Documentos dos Processos Administrativos Eletrônicos

Art. 28. A produção de documentos que tenham por objetivo instruir processos administrativos no SEI-RJ será realizada por meio do editor de textos do sistema, observando o seguinte:

I - documentos gerados no SEI-RJ receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do Documento;

II - todo documento elaborado no âmbito do SEI-RJ terá que ser assinado por servidor competente;

III - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois de assinados por todos os responsáveis.

§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, deverá ser evidenciado no teor do documento as unidades participantes.

§ 2º Quanto ao disposto no inciso III, alterações necessárias podem ser feitas durante toda a fase de minuta pelos responsáveis pelo documento.

§ 3º Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos, poderá ser utilizado outro formato compatível.

Art. 29. Documentos cujo objetivo principal seja a instrução de processo físico não serão produzidos no editor de textos do SEI-RJ.

Art. 30. Os documentos produzidos no SEI-RJ serão considerados juntados ao processo quando forem assinados eletronicamente.

Art. 31. Os documentos de origem externa inseridos no SEI-RJ serão considerados juntados ao processo quando:

I - forem visualizados por algum usuário de unidade diversa daquela que o inseriu;

II - forem visualizados por algum usuário externo; ou

III - o processo for tramitado para outra unidade.

Art. 32. Os documentos não juntados aos processos são considerados minutas, sem qualquer valor legal, podendo ser excluídos ou alterados pela unidade que os gerou.

Art. 33. Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ correspondências pessoais, jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não se caracterizem como documento arquivístico, salvo quando precisarem se tornar peças processuais.

Seção VII

Da tramitação dos Processos Administrativos Eletrônicos

Art. 34. Os processos administrativos eletrônicos devem ser tramitados para seus respectivos destinos, sem intermediação das unidades protocolizadoras.

Art. 35. A tramitação dos processos administrativos eletrônicos deverá observar as seguintes regras:

I - o registro da tramitação no SEI-RJ será automático, sem necessidade de comprovação de envio ou recebimento;

II - o processo administrativo eletrônico poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma estabelecida pelo fluxo apresentado na Base de Conhecimento do SEI-RJ;

III - o envio de processo administrativo eletrônico a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado na Base de Conhecimento;

IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.

Art. 36. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:

I - a devolução do processo ao remetente; ou

II - o envio do processo para a área competente.

Art. 37. O controle e a publicização do trâmite dos processos administrativos autuados no SEI-RJ ou para ele digitalizados ou capturados, nos termos do art. 8, dar-se-á no modulo de consulta a processos do próprio sistema.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 38. Os tipos de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ possuem Código de Classificação Arquivística vinculados ao Plano de Classificação Documental de cada órgão ou entidade, definidos segundo a legislação vigente e não podem ser alterados pelos usuários.

Parágrafo Único - Caso não haja Plano de Classificação Documental produzido, aprovado e publicado, serão adotados códigos de classificação temporários.

Art. 39. Será disponibilizado endereço, informado na tarja de assinatura de cada documento eletrônico, para verificação da autenticidade de documentos gerados no SEI-RJ.

Parágrafo Único - Cada documento gerado também deverá apresentar declaração de autenticidade, com uso dos Códigos Verificadores.

Art. 40. Ao iniciar um processo ou incluir um documento no SEI-RJ, o usuário deve classifica-lo quanto ao nível de acesso, que pode ser público, restrito ou sigiloso.

§ 1º Deverão ser classificados como públicos todos os documentos e processos sob os quais não incidam nenhuma hipótese de sigilo.

§ 2º Deverão ser classificados como restrito documentos e processos que possuam informações pessoais ou tratem de assunto coberto por sigilo previsto em lei.

§ 3º Deverão ser classificados como sigilosos documentos e processos que possuam informações imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, segundo estabelecido na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e no Decreto nº 46.205, de 27 de dezembro de 2017.

I - Os documentos sigilosos terão seu prazo máximo de restrição à informação definido por autoridade competente, de acordo com o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e no Decreto nº 46.205, de 27 de dezembro de 2017.

II - A autoridade de que trata o inciso I deverá definir o grau de sigilo do processo ou documento entre restrito, secreto e ultrassecreto, na forma da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e no Decreto nº 46.205, de 27 de dezembro de 2017.

Art. 41. Os atos processuais praticados no SEI-RJ serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

§ 1º Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até às 23h 59min e 59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos).

§ 2º Não serão considerados, para fins de registro, o horário inicial da conexão do usuário à internet, o horário inicial do acesso do usuário ao SEI-RJ ou os horários registrados pelos equipamentos do remetente.

Art. 42. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com este Decreto, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido produzidos e encaminhados pelo SEI-RJ.

Art. 43. O uso inadequado do SEI-RJ fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação vigente.

Art. 44. As dúvidas e casos omissos deste Decreto serão dirimidos pela Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, órgão central do SEI-RJ.

Art. 45. Ficam revogados os dispositivos em contrário.

Art. 46. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro,05 de janeiro de 2018

LUIZ FERNANDO DE SOUZA