Publicada no D.O.E. de 29.01.2025, pág. 08.Este texto não substitui o publicado no D.O.E.
Índice remissivo: Letra S - SEFAZ

PORTARIA SUBPOT/SEFAZ Nº 07 DE 28 DE JANEIRO DE 2025

DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS PADRONIZADOS, EM MEIO DIGITAL, PARA EXECUÇÃO E GESTÃO DE TAREFAS POR PARTE DOS SERVIDORES EM EXERCÍCIO NA SUBSECRETARIA DE POLÍTICA TRIBUTÁRIA E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS.

O/SUBSECRETÁRIO DE POLÍTICA TRIBUTÁRIA E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS,/no uso de suas atribuições legais e regulamentares, tendo em vista o disposto no §3º do art. 2º do Anexo Único da Resolução SEFAZ nº 507, de 31 de março de 2023, o constante no Processo nº SEI-40007/000004/2025, e

CONSIDERANDO:

– os princípios constitucionais da economicidade e da eficiência,

– o disposto no inciso XXII do art. 2º do Anexo Único da Resolução SEFAZ nº 507/2023,

– o disposto na Portaria SUBPOT nº 01/2024, e

– a necessidade de aprimorar o registro e a gestão das tarefas funcionais internas da Subsecretaria, bem como a ausência de ferramenta digital adequada para atender a tal necessidade;

R E S O L V E :

Art. 1º Fica instituída a Demanda Digital de Serviço (DDS) como forma oficial para registro, atribuição, execução, controle e gestão das tarefas funcionais internas desempenhadas pela Subsecretaria de Política Tributária e Relações Institucionais (SUBPOT), no exercício de suas competências previstas nos arts. 2º, 3º, 4º e 5º do Anexo Único da Resolução SEFAZ nº 507/2023, e cujo procedimento deverá observar as disposições previstas nesta portaria.

Art. 2º As demandas digitais de serviço serão criadas, atribuídas, executadas, geridas e encerradas por meio do Sistema de Demandas Digitais de Serviço da SUBPOT (SISDDS/SUBPOT), sistema eletrônico que estabelecerá, de forma automática, numeração única e inalterável para cada demanda.

§ 1º O SISDDS/SUBPOT deverá ser empregado sem prejuízo da utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para as finalidades precípuas deste último.

§ 2º A implementação e o funcionamento do SISDDS/SUBPOT deverão seguir os princípios da transparência, rastreabilidade e segurança da informação.

Art. 3º Compete aos gestores dos órgãos integrantes da estrutura da SUBPOT:

I – gerar a DDS no SISDDS/SUBPOT;

II – estabelecer escopo e prazo para as tarefas da DDS;

III – atribuir a DDS aos servidores responsáveis;

IV – acompanhar, avaliar e aprovar a execução das tarefas atribuídas, de acordo com os escopos e os prazos definidos.

Parágrafo Único. As atividades previstas nos incisos I, III e IV deste artigo poderão ser delegadas a servidores lotados na assessoria de gestão, no exercício das competências previstas nos incisos I, II e IX
do art. 6º do Anexo Único da Resolução SEFAZ nº 507/2023.

Art. 4º Os servidores em exercício funcional na SUBPOT devem:

I – realizar as tarefas de sua responsabilidade em conformidade com os escopos e com os prazos consignados na DDS;

II – acessar o SISDDS/SUBPOT com a frequência necessária para atender às demandas que estejam sob sua responsabilidade.

Art. 5º Os prazos definidos para a execução da DDS poderão ser reduzidos ou aumentados, desde que haja aprovação pelos respectivos gestores.

Parágrafo Único. O pedido de aumento de prazo deverá ser justificado e orientado ao resultado de maior eficácia na realização das tarefas desenvolvidas na DDS.

Art. 6º As demandas digitais de serviço serão classificadas pelos critérios de complexidade, impacto e urgência, que poderão ser considerados na definição do respectivo prazo de execução.

Parágrafo Único. Para fins de aplicação do disposto no caput deste artigo, considera-se:

I – complexidade: critério que avalia o grau de dificuldade das tarefas, considerando os recursos necessários, a interdependência das atividades e a coordenação exigida para a execução da demanda de serviço digital (DDS);

II – impacto: critério que mede as consequências das tarefas sobre operações internas e externas, com efeitos diretos nos resultados organizacionais e no cumprimento das metas estabelecidas.

III – urgência: critério que considera a necessidade de execução em prazos reduzidos, especialmente quando a conclusão da demanda até uma data específica é imprescindível para evitar sua inviabilidade ou a ocorrência de prejuízos decorrentes de exigências legais, contratuais ou operacionais.

Art. 7º Em caso de inoperância do SISDDS/SUBPOT, a DDS deverá ser gerada em formato impresso, para posterior digitalização pela respectiva superintendência, com utilização de numeração única na série “A” e deverá conter:

I – a assinatura do superintendente;

II – a assinatura de recebimento de demanda pelo servidor atribuído.

Art. 8º Todos os servidores em exercício na SUBPOT deverão participar de capacitação obrigatória, com o objetivo de assegurar o uso adequado e eficiente do SISDDS/SUBPOT.

§ 1º A capacitação será realizada no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da data de publicação desta portaria.

§ 2º Novos servidores que ingressarem na SUBPOT deverão ser capacitados no prazo de até 15 (quinze) dias após o início de suas atividades.

Art. 9º Fica instituído o monitoramento periódico da utilização do SISDDS/SUBPOT, mediante a elaboração de relatórios trimestrais que avaliem:

I – a quantidade de demandas geradas, executadas e encerradas no período;

II – o cumprimento de prazos estabelecidos nas demandas digitais de
serviço;

III – a adequação do sistema às necessidades funcionais da SUBPOT;

IV – possíveis falhas ou inconsistências no uso do sistema.

§ 1º Os relatórios deverão ser submetidos pelos gestores à análise do Subsecretário de Política Tributária e Relações Institucionais para proposição de melhorias ou de ajustes nos procedimentos previstos
nesta portaria.

§ 2º Anualmente, recomendações decorrentes do monitoramento serão encaminhadas pelo Subsecretário de Política Tributária e Relações Institucionais aos gestores responsáveis para implementação.

Art. 10. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 28 de janeiro de 2025

THOMPSON LEMOS DA SILVA NETO
Subsecretário de Política Tributária e Relações Institucionais