Resolução

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no exercício de suas atribuições legais, tendo em vista o que consta do processo administrativo nº E-04/000.205/2011,

CONSIDERANDO:

- o dispositivo normativo expresso pelo art. 58, inciso III da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, o qual estabelece o deverpoder de a Administração Pública fiscalizar a execução dos contratos administrativos,

- o dispositivo normativo contido no art. 67 e parágrafos da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que determina que a fiscalização da execução do contrato administrativo far-se-á por representante da Administração Pública especialmente designado, e

- o dever de obtenção de resultados eficientes, extraído do postulado normativo da eficiência administrativa, sem que isso importe descuido com a regularidade formal e com a segurança no dispêndio do erário,

R E S O L V E:

Art. 1º Cada contrato e instrumento congênere celebrado no âmbito da SEFAZ serão acompanhados e fiscalizados por um Gestor de Contratos e por Fiscais de Contrato, ambos designados por ato do (a) Diretor(a) Geral de Administração e Finanças.

Art. 2º Para fins desta Resolução entende-se por:

I - Gestor de Contrato: agente público que prepara, coordena, acompanha e conclui os atos de contratos. É o agente administrativo do contrato.

II - Fiscal de Contrato: comissão constituída por no mínimo 03 (três) agentes públicos do órgão, designados para acompanhamento da execução do objeto do contrato. É o agente operacional do contrato.

Parágrafo único - A fiscalização dos contratos será exercida por comissão constituída para este fim, sob a presidência do servidor responsável pela elaboração do Termo de Referência.

I - Compete ao presidente da Comissão de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização de Contratos:

a. Coordenar as atividades e ações de fiscalização de contrato no âmbito de sua comissão;

b. Designar e certificar-se de que um dos membros de sua comissão está presente no local da execução do contrato;

c. Relatar e acompanhar ao Gestor do Contrato todas as inconsistências encontradas na execução do contrato;

d. Apresentar relatório periódico da execução do contrato.

Art. 3º As Comissões de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização deverão acompanhar a execução dos contratos, fiscalizando o cumprimento, pela CONTRATADA, das obrigações previstas no instrumento contratual.

§ 1º Serão designados para compor as Comissões de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização, 03 (três) servidores, sendo 02 servidores da área demandante do serviço ou aquisição e 01 servidor responsável pela elaboração do Termo de Referência. Nos casos em que haja disponibilidade de recursos por fonte pagadora que não seja a do Tesouro, será designado também servidor do órgão gestor. Para gestor de contratos será designado 01 servidor vinculado ao Departamento de Serviços, quando se tratar de contrato de locação e/ou prestação de serviços ou vinculado ao Departamento de Suprimentos, para os contratos de aquisição.

(Nota: Vide a Portaria SUPAFI nº 199/2019)

§ 2º Não se admitirá prestador de serviço terceirizado e estagiário como gestor e/ou membro das Comissões de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização.

Art. 4º A gestão dos contratos consiste em atividades coordenadas que visam administrar os contratos desde o seu início até o seu término, com ações proativas e preventivas de modo a observar o cumprimento, das regras previstas/pactuadas no instrumento contratual, buscar os resultados esperados e trazer benefícios e economia para a Administração.

Art. 5º O gestor de contratos deve prover os fiscais dos meios necessários ao exercício das atividades de fiscalização, mantida a sua supervisão no acompanhamento do adimplemento do objeto contratado e a sua responsabilidade na execução das atividades de sua competência.

Art. 6º É vedada a designação como gestor e/ou membro das Comissões de Acompanhamento e Fiscalização de servidor que:

I - tenha sido apenado em processo administrativo disciplinar e a sanção imposta ainda não tenha sido cumprida;

II - seja responsável por atos julgados irregulares, de forma definitiva, pelo Tribunal de Contas do Estado;

III- tenha sido condenado em ação penal por crime contra a Administração Pública.

Art. 7º É vedada a transferência da atribuição de fiscalização do contrato a outrem.

Art. 8º A Ata de Registro de Preços será gerenciada por servidor público lotado na área requisitante, sendo as autorizações para as solicitações de adesões (carona) de competência do(a) Diretor(a) do Departamento Geral de Administração e Finanças.

DA DIVISÃO DE CONTROLE DE CONTRATOS

Art. 9º Compete à Divisão de Controle de Contratos:

I - elaborar as minutas de contratos, os correspondentes Termos Aditivos e demais instrumentos de acordo com as minutas-padrão da Procuradoria Geral do Estado - PGE, bem como numerá-los sequencialmente e elaborar o respectivo extrato para publicação em Diário Oficial;

II - solicitar a indicação da Comissão de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização à autoridade competente e encaminhar ao Diretor(a) do Departamento Geral de Administração e Finanças para elaboração da portaria, assinatura e posterior publicação;

III - fornecer a todos os gestores e fiscais de contrato cópias, reprográficas ou por meio eletrônico do contrato, do edital e seus anexos, da nota de empenho e/ou ordem de serviço, imediatamente após a publicação da portaria de designação;

IV - prestar aos gestores e fiscais de contrato, todo apoio necessário ao bom desempenho de suas atribuições, detectando eventual necessidade de indicação de treinamento;

V- cadastrar no Registro de Ocorrências do Sistema Integrado de Aquisições do Estado do Rio de Janeiro - SIGA, todas as penalidades aplicadas durante a execução do contrato;

VI - cadastrar todas as despesas sejam elas oriundas de instrumento contratual ou não no SIGFIS (sistema de controle das contas públicas do TCE/RJ);

VII - encaminhar aos gestores e fiscais de contrato, todas as diligências e arquivamentos enviados pelo TCE/RJ;

VIII - preparar, juntamente com o gestor do contrato, a prestação de contas dos contratos e encaminhar para apreciação dos órgãos de controle interno, de acordo com o Decreto nº 43.463 de 2012 e demais normas em vigor.

IX - promover junto a Administração os procedimentos regulares para a imposição de sanções conforme previstas no instrumento contratual e na legislação.

Parágrafo único - Caso os gestores e fiscais de contratos constatem situações de inexecução não solucionadas satisfatoriamente deverá propor aplicação de penalidade previstas contratualmente à Divisão de Controle de Contratos que submeterá ao Departamento Geral de Administração e Finanças.

Art. 10. A Divisão de Controle de Contratos manterá atualizado o cadastro de contratos em vigor, contendo todas as informações necessárias ao acompanhamento dos instrumentos em execução na SEFAZ.

Art. 11. A Divisão de Controle de Contratos é co-responsável pelo controle dos prazos contratuais, devendo alertar oficialmente os Gestores de Contratos, sobre o término dos contratos, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias.

§ 1º Caso algum instrumento contratual tenha prazo inferior ou igual a 120 (cento e vinte) dias, a Divisão de Controle de Contratos alertará oficialmente aos gestores de Contratos, sobre o término dos contratos, 30 (trinta) dias após o início da vigência contratual.

§ 2º Solicitar formalmente ao Gestor do contrato, com a antecedência de 90 (noventa) dias antes do término de cada contrato, a manifestação de interesse da administração quanto à prorrogação contratual, devidamente justificada; e com antecedência mínima de 75 (setenta e cinco) dias antes do término de cada contrato, a resposta da contratada quanto ao interesse na prorrogação contratual.

§ 3º Solicitar ao Departamento de Suprimentos, com antecedência mínima de 70 (setenta) dias antes do término de cada contrato, a pesquisa de mercado, com mapa comparativo de preços, nos moldes do Projeto Básico ou Termo de Referência basilar da contratação.

§ 4º Encaminhar os processos administrativos à Assessoria Jurídica da SEFAZ/RJ com antecedência mínima de 30 (trinta) dias; nos casos de eventuais urgências, as quais serão verificadas caso a caso pela Chefia da Assessoria Jurídica, excepcionalmente, estas deverão ser encaminhadas com a antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis para a Assessoria Jurídica da SEFAZ/RJ, tomando-se como parâmetro de referência o dia em que a contratação ou a prorrogação deverá ser realizada.

(Art. 11, alterado pela Resolução SEFAZ nº 951/2015, vigente a partir de 28.12.2015)

[ redação (ões) anterior (es) ou original ]

Art. 11-A. Os órgãos e setores mencionados no art. 11 deverão atender as solicitações da Divisão de Controle de Contratos nos seguintes prazos máximos:

I - os gestores do contrato deverão apresentar a manifestação de interesse da administração quanto à prorrogação contratual, devidamente justificada, em até 30 (trinta) dias após a solicitação formal da Divisão de Controle de Contratos;

II - o Departamento de Suprimentos deverá encaminhar a pesquisa de mercado com o mapa comparativo de preços devidamente elaborado no prazo máximo de 60 (sessenta) dias anteriores ao dia em que a contratação ou a prorrogação deverá ser realizada.

(Art.11-A, acrescentado pela Resolução SEFAZ nº 951/2015, vigente a partir de 28.12.2015)

DOS GESTORES DE CONTRATOS E INSTRUMENTOS CONGENERES

Art. 12. O processo administrativo da contratação impõe aos gestores de contratos determinadas obrigações inerentes às atividades gerenciais que compõem o processo de contratação, quais sejam:

I - acompanhar junto à Divisão de Controle de Contratos a assinatura dos contratos;

II - manter controle individualizado de cada contrato;

III - preparar e implementar as alterações contratuais e demais documentos decorrentes e afins;

IV - deflagrar os procedimentos de fiscalização ao adimplemento do objeto contratado, a serem executados pelo fiscal do contrato;

V - prover aos fiscais de contrato as informações necessárias à execução das atividades de fiscalização;

VI - verificar se a contratada cumpriu com a garantia prevista no contrato;

VII - autorizar, formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação da garantia contratual em favor da contratada;

VIII - documentar nos autos todos os fatos dignos de interesse administrativo;

IX - registrar as informações necessárias nos sistemas informatizados utilizados pelo Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e mantêlos atualizados;

X - supervisionar e coordenar junto ao Departamento de Suprimentos a negociação do contrato sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da lei;

XI - comunicar à autoridade competente e setores de interesse eventuais atrasos e pedidos de prorrogação nos prazos de entrega e execução do objeto;

XII - cuidar das questões relativas:

a) a prorrogação de contrato, que deve ser providenciada com antecedência razoável de seu término, reunindo as justificativas competentes;

b) ao faturamento das despesas;

c) ao acompanhamento e guarda do Registro de Ocorrências feito pelo fiscal do contrato.

XII - elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do contrato pela Administração;

XIV - quando se tratar de alterações de interesse da contratada, providenciar para que sejam por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro; no caso de pedido de prorrogação de prazo, deverá exigir que seja comprovado o fato impeditivo da execução no prazo inicial, conforme hipóteses previstas no artigo 57 da Lei 8.666/93;

XV - controlar os limites de acréscimos e supressões;

XVI - manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica;

XVII - encaminhar à Divisão de Controle de Contratos as solicitações feitas pelo contratado por reajustes para o reequilíbrio econômico-financeiro, complementando com as informações necessárias às decisões;

XVIII - solicitar à CONTRATADA a correção das irregularidades verificadas pela Coordenadoria Setorial de Contabilidade na documentação necessária para o efetivo pagamento da fatura;

XIX - encaminhar à Divisão de Controle de Contratos manifestação quanto à prorrogação do contrato, devidamente justificada, bem como indicação de abertura de novo procedimento licitatório, com antecedência mínima de 90 (noventa) dias;

XX - cobrar da CONTRATADA, quando se tratar de obras, o Diário de Obra, devidamente preenchido com as anotações diárias sobre o andamento dos trabalhos;

XXI - solicitar expressamente à CONTRATADA indicação de preposto, ou seja, representante da empresa perante a Secretaria de Estado de Fazenda durante toda a execução contratual.

DOS FISCAIS DE CONTRATO E INSTRUMENTOS CONGÊNERES

Art. 13. São atribuições dos Fiscais:

I - acompanhar, controlar e fiscalizar a execução de contrato administrativo de acordo com os termos do instrumento contratual, com observância dos prazos, projetos, especificações, valores e condições nele contidos, observando o disposto no Manual de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização de Contratos e instrumentos congêneres, que é parte integrante da presente Resolução;

II - informar imediatamente ao Gestor de contratos os atrasos e irregularidades que constatar na execução dos contratos;

III - manter sob sua guarda toda documentação encaminhada pela Divisão de Controle de Contratos para o devido acompanhamento do processo administrativo;

IV - conferir a nota fiscal ou fatura, atestar a efetiva realização do objeto contratado, na quantidade e qualidade contratada, para fins de pagamento;

V - fiscalizar e certificar mensalmente, de acordo com os termos contratuais, o cumprimento das exigências legais relativas ao pagamento dos encargos trabalhistas e previdenciários concernentes à prestação contratual, solicitando, para tanto, cópia dos respectivos documentos comprobatórios de quitação;

VI - receber provisoriamente o objeto do contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes;

VII - em caso específico de obras e prestação de serviços de engenharia, cumpre ainda ao fiscal:

a) fazer constar as ocorrências no Diário de Obras, com vista a compor o processo documental de modo a contribuir para dirimir dúvidas e embasar informações acerca de eventuais reinvindicações futuras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando às instâncias competentes aquelas que fugirem à sua laçada;

b) zelar pela fiel execução da obra, sobretudo no que concerne à qualidade dos materiais utilizados e dos serviços prestados;

c) testar o funcionamento de equipamentos e registrar a conformidade em documento;

d) acompanhar e analisar os testes, ensaios, exames e provas necessários ao controle de qualidade dos materiais, serviços e equipamentos a serem aplicados na execução do objeto contratado.

Art. 14. O atesto realizado pelo fiscal de contrato é a confirmação da satisfatória execução do contrato, aposta no verso da primeira via do documento fiscal ou de outro documento comprobatório.

§ 1º Em caso de impedimentos funcionais eventuais do presidente das Comissões de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização devidamente comprovado, a atestação será realizada pelo Gestor do Contrato.

§ 2º Na ocorrência de impedimentos funcionais eventuais dos demais membros das Comissões de Gestão, Acompanhamento e Fiscalização, devidamente comprovados, a atestação será realizada pelo superior hierárquico.

Art. 15. O descumprimento das obrigações imputadas ao Gestor de contratos e aos Fiscais de Contratos poderá ensejar procedimento apuratório previsto no Decreto nº 7.526, de 06/09/1984.

Art. 16. O agente público responde civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que lhe são confiadas, estando sujeito às penalidades previstas nas normas em vigor.

Art. 17. Aplicam-se as disposições desta Resolução e seu respectivo Manual, no que couber, aos contratos e outros instrumentos congêneres firmados por esta Secretaria.

Art. 18. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando as Resoluções SEFAZ nºs 377, de 11/02/2011 e 642, de 21/06/2013.

Rio de Janeiro, 25 de setembro de 2014

SÉRGIO RUY BARBOSA GUERRA MARTINS

Secretário de Estado de Fazenda